Comment appliquer la loi RGPD dans un cabinet de recrutement ?

Depuis le 25 mai 2018, les candidats bénéficient d’un droit d’information, de regard et d’action renforcé au regard de ce qui était prévu par la loi informatique et liberté (CNIL) de 1978. La transparence est l’un des objectifs majeurs de cette nouvelle réglementation : le candidat doit être informé lorsqu’il postule de la finalité des informations demandées, de son droit de rectification et de suppression de toutes les données le concernant.

Nous collectons chez ACCILE des informations sur des personnes qui candidatent à un emploi (son nom, son adresse, son parcours professionnel, son niveau de rémunération, etc). Ceci est licite et proportionné car l’on traite des données totalement pertinentes, légitimes, adéquates, et limitées à ce qui est nécessaire au regard de notre finalité, c’est à dire de recruter des candidats pour nos clients.

Tous les cabinets de recrutement disposent d’un vivier structuré avec un outil logiciel ou non. En l’état actuel, pour la majeure partie des cabinets, la donnée est relativement non structurée et difficile à traite d’autant qu’un vivier comporte un certain nombre de candidats passifs avec lesquels nous avons perdu le contact et qui ne répondent pas à une sollicitation mais qui peuvent à tout moment réactiver leur souhait d’évolution professionnelle. Nous sommes dans ce cas ravis de pouvoir remonter à l’historique de nos relations avec ce candidat. Dans ce sens, nous ne répondons bien évidemment pas à la réglementation qui nous demande d’avoir le consentement du traitement des données des candidats.

Il est difficile également pour les candidats présents en vivier de consulter les informations stockées les concernant et encore moins d’y avoir accès ou de les supprimer.

Nous aurions donc beaucoup de mal en cas de fuite des données à pouvoir notifier les candidats dans un délai de 48h dans la mesure où ni leur téléphone ni leur mail ne sont à jour dans un vivier historique. Nous pouvons par contre assurer la sécurité, la confidentialité et la sauvegarde des données puisque nos informations sont stockées dans un serveur au sein de l’Union Européenne.

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Qu’en est-il encore et surtout de toutes les candidatures spontanées qui arrivent au cabinet ?

Doit-on considérer que le candidat consent donc au traitement et à la conservation de ses données pour une utilisation probable dans le cadre d’une de nos recherches ? Comment avertir les candidats du sort de leur candidature ?

Cela signifierait donc la mise en place d’un nouvel outil logiciel permettant à tous les candidats d’une part de laisser leur candidature et d’autre part de connaitre quels traitements ont été associés afin qu’ils puissent le modifier ou le supprimer. Il faut savoir qu’entre 60 % et 80 % d’un vivier historique d’un cabinet de recrutement ne vit pas (les candidats ne répondent pas aux sollicitations et ne mettent que très rarement leur CV à jour après demande). C’est le fonds de commerce d’un cabinet de recrutement que d’avoir ce vivier, qui plus est dans le cadre d’un cabinet spécialiste comme ACCILE, qui conserve les dossiers de tous les candidats qui peuvent être par exemple trop juniors sur un poste donné mais qui deviendront au fil des mois ou des années des candidats pertinents pour les missions qui nous seront confiées.

Il nous semble par conséquent compliqué d’être en règle avec cette loi sans investir dans des outils logiciels serveurs qui nous paraissent au-delà de nos capacités d’investissements financiers.

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